Coordonnateur / Coordonnatrice de la gestion des documents

PAL Aerospace est fiere de s'associer a SkyAlyne, l'entrepreneur principal du programme de Formation future des equipages de releve (FAcT), la prochaine initiative de formation du Canada pour l'Aviation royale canadienne (ARC). Ce programme transformateur redefinira la facon dont le Canada forme ses pilotes, ses officiers des systemes de combat aerien (OSCA) et ses operateurs de capteurs electroniques aeroportes (AES Op) grace a un puissant melange de vols en direct, de simulation avancee et d'instruction en classe.

Chez PAL Aerospace, vous ferez partie d'une equipe ou votre expertise est valorisee, votre evolution de carriere est soutenue et vos contributions auront un impact durable.

PAL Aerospace recherche un(e) coordonnateur(trice) d'experience en gestion des documents pour soutenir le programme FAcT et les initiatives de performance ministerielles, de preference base(e) dans notre bureau d'Ottawa, ON. Ce role est responsable de superviser la creation, la configuration, l'organisation et la maintenance des documents du programme pour garantir la cohrence, l'exactitude et la conformite aux normes internes et contractuelles. Ce role joue un role essentiel dans le soutien de l'efficacite operationnelle grace a une gestion efficace du cycle de vie des documents et a la gouvernance de l'information.

Devoirs et responsabilites :

• Concevoir et maintenir des modeles de documents standardises pour assurer la cohrence entre les services.
• Elaborer et formater des documents en conformite avec les normes organisationnelles et les exigences du programme.
• Configurer les proprietes des documents et les metadonnees pour faciliter la recherche et la categorisation.
• Examiner et reviser les documents pour assurer la clarte, l'exactitude et la conformite aux directives de mise en forme.
• Etablir et appliquer des conventions de nommage pour rationaliser la recherche de documents et le controle des versions.
• Veiller a ce que tous les documents suivent les flux de travail d'approbation etablis et soient duement autorises avant leur publication.
• Organiser et gerer les fichiers numeriques et les dossiers pour faciliter l'acces, la securite et la conformite reglementaire.
• Mettre en oeuvre et maintenir un systeme de numerotation systematique des documents pour assurer la traçabilite et le controle des versions.
• Gerer et controler la documentation interne et externe.
• Distribuer les documents au personnel concerne.
• Recuperer les documents a la demande des employes.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Maintenir la confidentialite des informations sensibles.
• Preparer des rapports sur l'avancement du elaboration des documents.
• Elaborer des processus, former et aider les membres de l'equipe aux procedures et outils de controle des documents.
• Preparer des rapports d'etat pour suivre les jalons du projet et assurer la conformite aux directives equivalentes du programme.
• Autres taches attribuees.

Qualifications :

• Diplome d'un programme postsecondaire en controle des documents ou en soutien aux entreprises, et/ou au moins 4 annees d'experience dans un poste de controle des documents.
• Competences avancees sur MS Word (controles de contenu, metadonnees, macros, documents maîtres, modeles, champs et parties rapides, etc.).
• De bonnes competences en communication verbale sont essentielles pour interagir avec les clients et le personnel.
• Excellentes competences en communication ecrite egalement importantes.
• Connaissance des procedures et des normes de gestion des documents.
• Experience dans la creation de structures de fichiers et de conventions de nommage pour des programmes complexes.
• Capacite a suivre les procedures et les processus.
• reactivite et souci du detail.
• Familiarite avec la gestion de projets.
• Connaissance intermediaire d'Excel et connaissance avancee de SharePoint.
• Familiarite avec les systemes de gestion electronique des documents (GED).
• Competences avancees en revision.
• La familiarite avec la norme ISO 2009:2015 est un atout.

Responsabilites en matiere de securite :

Le / la titulaire doit etre en mesure d'obtenir le niveau requis d'habilitation de securite du personnel du gouvernement du Canada.

Ce que PAL Aerospace vous offre :

• Privileges de voyage personnels avec PAL et ententes interlineaires avec d'autres compagnies aeriennes.
• Programmes d'aide aux employes et a leur famille.
• Avantages sociaux complets incluant soins medicaux, dentaires, visuels et assurance vie.
• Regime de retraite a cotisations determinees.
• Regime d'achat d'actions pour les employes.
• Programme d'aide aux etudes pour les employes.
• Possibilites de croissance.
• Jours PAL entre Noel et le Nouvel An.

PAL Aerospace s'engage a favoriser un milieu de travail inclusif qui celebre et encourage la diversite, l'equite et l'inclusion ou chaque individu est reconnu, soutenu et respecte.

Les candidats de tous horizons sont encourages a postuler.